Wie Sie virtuelle Assistenten für Ihre WordPress-Website einstellen (Expertentipps)

Jede Woche beobachten wir, wie andere Website-Betreiber mit endlosen Aufgaben zu kämpfen haben – von der Aktualisierung von Inhalten und der Verwaltung von Kommentaren bis hin zur Handhabung von technischen Aktualisierungen und Kundensupport. Genau aus diesem Grund haben sich viele von ihnen an uns gewandt, um Ratschläge für die Einstellung von virtuellen Assistenten zu erhalten.

Die gute Nachricht? Den richtigen virtuellen Assistenten zu finden und einzustellen, muss nicht kompliziert sein.

In diesem Leitfaden geben wir bewährte Tipps weiter, die wir gesammelt haben, als wir Dutzenden von Inhabern von WordPress Websites geholfen haben, ihre Arbeit erfolgreich zu delegieren. Sie erfahren genau, welche Aufgaben Sie auslagern sollten, wo Sie verlässliche VAs finden und wie Sie häufige Fehler bei der Einstellung vermeiden.

Ganz gleich, ob Sie in WordPress-Aufgaben ertrinken oder einfach nur den Betrieb Ihrer Website skalieren möchten, diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie virtuelle Assistenten finden, einstellen und mit ihnen zusammenarbeiten können, die Ihre Website wirklich wachsen lassen.

Was ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent (VA) ist ein unabhängiger Auftragnehmer, der Ihr Unternehmen aus der Ferne unterstützt.

Sie übernehmen alle sich wiederholenden oder zeitraubenden Aufgaben, für die Sie keine Zeit haben oder bei denen Sie eine helfende Hand gebrauchen könnten. Das können Aufgaben wie die Planung von Terminen, die Verwaltung Ihres Kalenders oder auch das Versenden von E-Mails sein.

Im Gegensatz zu einem Büroleiter oder einem Assistenten der Geschäftsleitung erledigt ein virtueller Assistent seine Arbeit vollständig aus der Ferne. Außerdem werden virtuelle Assistenten im Allgemeinen für einfachere Aufgaben eingesetzt, während Assistenten der Geschäftsleitung mit komplexeren Tätigkeiten betraut werden, die mehr Erfahrung erfordern.

Warum müssen Sie virtuelle Assistenten für Ihre WordPress-Website anstellen?

Eine WordPress-Website zu verwalten bedeutet, Backups der Website zu erstellen, Plugins und Themes zu aktualisieren und den WordPress-Kern zu aktualisieren.

Wenn Sie Ihre Website nicht pflegen, besteht die Gefahr, dass sie gehackt wird, dass es zu Ausfallzeiten kommt oder dass die Ladezeiten zu langsam sind. Diese Probleme können direkt dazu führen, dass Sie Besucher und sogar Kunden verlieren.

Wenn Sie nicht die Zeit haben, Ihre Website zu pflegen, oder nicht wissen, wie das geht, sollten Sie einen virtuellen Assistenten einstellen.

Ihr virtueller Assistent ist für die Unterstützung bei WordPress-bezogenen Aufgaben aus der Ferne zuständig. Sie können eine breite Palette von Aufgaben ausführen, die über die Wartung hinausgehen, wie z. B.:

• Technische Unterstützung: Führen Sie regelmäßige Backups Ihrer Website durch, halten Sie Ihre WordPress Plugins und Themes auf dem neuesten Stand, optimieren Sie die Leistung Ihrer Website und vieles mehr.
• Verwaltung von Inhalten: Aktualisieren Sie Inhalte für SEO, planen Sie Beiträge und verwalten Sie Kommentare.
• Kundenbetreuung: Reagieren Sie auf Blogbeiträge und Kommentare in den sozialen Medien, tauschen Sie sich mit Ihrem Publikum aus und vereinbaren Sie Termine.
• Unterstützung für den elektronischen Handel: Wenn Sie ein Online-Geschäft besitzen, können Sie Ihren VA Bestellungen bearbeiten, Produktlisten verwalten und Kundenanfragen bearbeiten lassen. Oder sie können Dateneingabeaufgaben wie die Aktualisierung von Lagerbeständen oder Preisen übernehmen.
• Gestaltung: Wenn sie über Design- oder Programmierkenntnisse verfügen, können die VAs Layoutänderungen vornehmen, Stile anpassen oder sogar visuelles Material erstellen.

VAs können Ihnen die Arbeit abnehmen, so dass Sie sich auf Aktivitäten mit höherer Priorität konzentrieren können, die den Umsatz Ihres Unternehmens steigern.

Nehmen wir an, dass Ihre Zeit 50 Dollar pro Stunde wert ist, um das zu relativieren. Viele Verwaltungsaufgaben können für 5 bis 25 Dollar pro Stunde an externe Mitarbeiter vergeben werden. Mit den zusätzlichen Stunden, die Sie gewonnen haben, können Sie also mehr Geld verdienen.

Die Einstellung von VAs könnte der beste Schritt sein, den Sie in Ihrem Unternehmen machen können. Hier ist ein kurzer Überblick über alle Schritte, die wir in diesem Artikel besprechen werden:

Aus diesem Grund erfahren Sie hier, wie Sie ein zuverlässiges Team von VAs aufbauen können.

1. Entscheiden Sie, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen und dokumentieren Sie Ihren Prozess

Der erste Schritt besteht darin, eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die Ihr virtueller WordPress-Assistent erledigen soll.

Dies wird Ihnen helfen, nur die für Sie geeigneten VAs herauszufiltern. Wie bereits erwähnt, gibt es Dutzende von Aufgaben, die ein Assistent für Sie übernehmen kann.

Angenommen, dies sind alles Aufgaben, die Sie derzeit selbst erledigen, dann sollten Sie den gesamten Prozess dokumentieren und Richtlinien erstellen, an die sich die Mitarbeiter halten können. Es gibt viele effiziente Möglichkeiten, den Prozess zu dokumentieren:

• Sie können Snagit verwenden, um Ihre Ansicht aufzuzeichnen und jeden Klick, den Sie für jede Aufgabe machen, festzuhalten.
• Alternativ können Sie in Notion auch eine Checkliste oder einen Ressourcen-Hub erstellen. Dabei können Sie Anleitungen, Skripte und Templates einbeziehen, denen Sie folgen können.

Dies erleichtert nicht nur die Einarbeitung neuer Teammitglieder, sondern hilft Ihnen auch, eine genauere Stellenbeschreibung zu verfassen und die richtigen Kandidaten für die Rolle zu finden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Ressource-Hub auf Notion aussehen könnte:

Sie können jedes Dokument nach der Art der Aufgabe kennzeichnen.

Wir haben in jedem Dokument eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und Screenshots eingefügt, um die VAs bei der Ausführung einer Aufgabe zu unterstützen.

2. Schreiben Sie eine genaue Stellenausschreibung

Wenn Sie den richtigen virtuellen WordPress-Assistenten finden wollen, müssen Sie eine überzeugende Stellenbeschreibung verfassen, die jemanden mit den von Ihnen benötigten Qualitäten und Fähigkeiten anspricht.

Dies dient als Filter, um den richtigen Bewerber zu finden. Ein effektiver Beitrag für eine Stelle als virtueller Assistent sollte Folgendes enthalten:

• Umfang der Arbeit: Skizzieren Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die der VA übernehmen soll. Sie sollten klar angeben, welche Verfügbarkeit erwartet wird und ob Sie eine Vollzeit- oder Teilzeitrolle besetzen wollen.
• Erforderliche Qualifikationen: Geben Sie die Fähigkeiten und Qualifikationen an, nach denen Sie suchen. Führen Sie auch die Werkzeuge und Software auf, die der VA beherrschen sollte, z. B. das WordPress CMS.
• Erfahrung: Geben Sie an, welche Erfahrung Sie suchen, ob es sich um einen Berufsanfänger handelt oder um jemanden, der bereits einige Jahre Erfahrung hat.
• Budget: Legen Sie ein Budget fest und geben Sie an, ob Sie Stundensätze oder Festpreisverträge bevorzugen.

Je detaillierter Sie sein können, desto besser. So könnte zum Beispiel ein Beitrag aussehen.

3. Wissen, wo man die besten virtuellen Assistenten findet

Sobald Sie Ihre Unterlagen zusammengestellt und Ihre Stellenanzeige verfasst haben, können Sie mit der Suche nach virtuellen Assistenten beginnen.

Websites für Freiberufler sind ein guter Ausgangspunkt für die Suche nach einem engagierten VA, vor allem, wenn Sie spezielle Anforderungen haben.

Während Sie virtuelle Assistenten auf herkömmliche Weise über Jobbörsen einstellen könnten, bieten freiberufliche Plattformen einige Vorteile, wie z. B.:

• Ein Bewertungssystem, um zu sehen, wie sie mit früheren Kunden gearbeitet haben
• Globale Zahlungen und einfache Rechnungsstellung
• Eine Chat-Funktion, um Projektdetails zu besprechen und Dateien auszutauschen
• Die Zahlungen erfolgen über einen Treuhandservice, so dass Sie nur für die Arbeit bezahlen, die auch ausgeführt wird.

In diesem Sinne empfehlen wir diese Plattformen für Freiberufler für den Einstieg:

Codierbar

Codeable ist eine zuverlässige WordPress-Freiberufler-Plattform, die Sie mit WordPress-Experten zusammenbringt. Sie können Experten in so ziemlich allen Bereichen von WordPress finden, einschließlich:

• Theme- und Plugin-Entwicklung und -Anpassung
• Entwicklung des elektronischen Geschäftsverkehrs
• Kundenspezifische WordPress-Webentwicklung
• Web-Design
• APIs und Integration
• Fehlersuche und Wartung
• Sicherheit und Leistung

Im Grunde genommen ist Codeable eine hervorragende Option, wenn Sie Probleme mit der technischen Seite von WordPress haben und qualifizierte Experten damit beauftragen möchten. Und da die Plattform nur die besten 2 % der Bewerber akzeptiert, können Sie sicher sein, dass Sie mit qualifizierten WordPress-Experten arbeiten.

Upwork

Upwork ist mit über 12 Millionen registrierten Freiberuflern einer der größten Marktplätze für Freiberufler überhaupt.

Im Gegensatz zu Codeable können Sie virtuelle Assistenten mit einem breiteren Spektrum an Fähigkeiten finden. So können Sie Profis für verschiedene Aufgaben jenseits von WordPress finden.

Da es mehr Nutzer auf der Plattform gibt, stehen die Chancen gut, dass Sie einen virtuellen Assistenten in Ihrem Budget finden.

Upwork zeigt auf dem Profil jedes Freiberuflers auch Zeugnisse und Erfolgsbilanzen an, um die Erfolgsbilanz zu sehen. Darüber hinaus können Sie bei Upwork Talente durchsuchen, ihnen direkt eine Nachricht schicken und sie sogar zur Bewerbung einladen.

Sie könnten sich stattdessen für eine Website wie Fiverr entscheiden, die aber eher für einmalige Projekte geeignet ist als für eine wiederkehrende Aufgabe wie die eines VA.

Toptal

Toptal ist eine Plattform für Freiberufler, die für ihre strenge Ansicht bekannt ist und nur die besten 3 % der Bewerber annimmt.

Freiberufler müssen fünf Stufen des Auswahlverfahrens durchlaufen, darunter eine umfassende Bewertung der Englischkenntnisse und eine Projektbewertung.

Im Gegensatz zu anderen Plattformen verfolgt Toptal einen individuelleren Ansatz. Ein Teammitglied wird mit Ihnen telefonieren, um Ihre Anforderungen und Talentpräferenzen zu erfassen. Von dort aus wird er Ihnen den passenden Kandidaten für Ihre Stelle aus seinem von Experten geprüften Netzwerk vorstellen.

Dieser personalisierte Matching-Prozess gewährleistet, dass Sie mit virtuellen Assistenten arbeiten, die über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen für Ihre WordPress-Aufgaben verfügen. Und es erspart Ihnen, Tausende von Lebensläufen zu sichten und Vorstellungsgespräche selbst zu koordinieren.

Toptal verfügt sogar über eine spezielle Funktion zur Rechnungsstellung und Zeiterfassung namens TopTracker. Mit diesem Dienst können Sie ganz einfach Stunden erfassen und Zahlungen über PayPal, Payoneer oder direkte Banküberweisungen vornehmen. Sie können jedoch auch ein spezielles Werkzeug zur Zeiterfassung wie TimeDoctor verwenden.

4. Vorstellungsgespräch mit qualifizierten Bewerbern

Sobald Sie Ihren Beitrag für einige Tage veröffentlicht haben, sollten Sie eine Flut von Bewerbungen erhalten. Die Sichtung der Bewerber kann mühsam sein, ist aber notwendig, wenn Sie die richtige Person finden wollen.

Sie müssen die Liste der Bewerber auf diejenigen eingrenzen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Danach können Sie die Bewerber einem Kompetenztest unterziehen. Dadurch werden Bewerber herausgefiltert, die einfach nicht über die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten verfügen.

Sie können z. B. eine WordPress-Attrappe erstellen und die Bewerber mit der Erstellung eines vollständigen Backups der Website, der Behebung eines allgemeinen Problems oder der Optimierung eines Blogbeitrags für die Suchmaschinenoptimierung beauftragen. Die Liste der Aufgaben, die Sie bereits erstellt haben, wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, wie Sie Ihre Kandidaten überprüfen.

Danach können Sie die wenigen Bewerber auswählen, die die höchste Punktzahl erreicht haben und für die Stelle am besten qualifiziert sind. Mit diesen potenziellen Bewerbern müssen Sie über Google Meet oder Zoom Gespräche führen.

Inzwischen wissen Sie, dass die Kandidaten in der Lage sind, die Rolle auszufüllen.

Sie werden aber auch wissen wollen, ob sie kulturell gut zu Ihrem Unternehmen passen. Daher sollten Sie einschätzen, wie gerne sie im Team arbeiten, unbekannte Probleme lösen oder Prioritäten setzen, vor allem, wenn sie mehrere Aufgaben übernehmen.

5. Einstellung und Einbindung neuer virtueller Assistenten

In der Regel werden Sie den Bewerber einstellen, der den besten Eindruck gemacht hat. Lassen Sie daher neue Mitarbeiter eine Vereinbarung über die freie Mitarbeit unterzeichnen. In diesem Vertrag werden die Begriffe, einschließlich des Arbeitsumfangs und der Zahlungsbedingungen, festgelegt.

Außerdem werden die Rechte am geistigen Eigentum näher erläutert, was vor allem dann wichtig ist, wenn es um Website-Inhalte, Designs oder andere kreative Elemente geht.

Mit einer Software wie signNow können Sie Vereinbarungen im PDF-Format erstellen und Ihre neuen Mitarbeiter auffordern, den Vertrag zu unterzeichnen.

Doch bevor Ihr neuer VA seine Arbeit aufnimmt, sollten Sie auch einen Einarbeitungsprozess einrichten.

Sie müssen lediglich mit einem Projektmanagement-Tool eine Reihe von Einarbeitungsaufgaben erstellen, die erledigt werden müssen, um den VA auf den neuesten Stand zu bringen.

Sie können Asana verwenden, um eine Checkliste mit Aufgaben zu erstellen, die Ihre neuen virtuellen Assistenten bei der Einarbeitung unterstützen. Jedes neue Teammitglied durchläuft eine Reihe von Aufgaben, damit es sich mit Ihrem Unternehmen und Ihrer Arbeitsweise vertraut machen kann. In der Checkliste sollten Dinge wie folgende aufgeführt werden:

• Die Mission und die Grundwerte Ihres Unternehmens
• Zugang zur Anmeldung bei der WordPress Website und anderen Werkzeugen
• Dokumentation und Schulung zur Durchführung der Aufgaben
• Zugang zu Kommunikationswerkzeugen für die Zusammenarbeit im Team. Zum Beispiel ist Slack eine gute Möglichkeit, mit den VAs 1:1 zu chatten, oder Sie können einen eigenen Kanal erstellen, um Ankündigungen für Ihr gesamtes Team zu machen.

Sie können einfach Links zu der Ressourcendrehscheibe hinzufügen, die Sie zuvor mit Notion oder einer ähnlichen Software erstellt haben.

Beim Hinzufügen von Berechtigungen und Rollen zu WordPress und anderer Software ist es wichtig, dass Sie einen Passwortmanager wie 1Password verwenden.

Diese Software generiert und speichert sichere, eindeutige Passwörter für jedes Konto, die verhindern können, dass sich jemand in Ihre WordPress-Website einhackt.

Alternative: WP-Wartungsdienste nutzen

Vielleicht entscheiden Sie, dass Sie noch nicht bereit sind, einen VA einzustellen, entweder weil Sie nicht genug Aufgaben haben, die Sie delegieren können, oder weil es sich finanziell nicht lohnt.

In diesem Fall sollten Sie sich stattdessen für WordPress-Wartungsdienste entscheiden. Sie können dabei helfen, alle Aufgaben zu rationalisieren und zu automatisieren, die Sie durchführen müssen, um Ihre Website gesund und auf dem neuesten Stand zu halten, einschließlich:

• Auffinden und Beheben fehlerhafter Links
• Aktualisierung von Themes und Plugins
• Sichern Ihrer WordPress-Website
• Löschen von Spam-Kommentaren
• Automatisches Update des WordPress-Kerns auf die neueste Version

WordPress.org empfiehlt, dass Sie diese Aufgaben etwa alle drei bis sechs Monate durchführen.

Sie könnten zwar einen VA einstellen, um diese Aufgaben zu erledigen, aber es ist viel billiger, einfach einen Dienstleister zu bezahlen, der die Arbeit für Sie erledigt.

Wir empfehlen, WPBeginner Pro Services zu wählen.

Unser Expertenteam bietet den besten WordPress-Wartungsdienst auf dem Markt. Wir kümmern uns um Backup-Dienste, Core-Updates, Theme- und Plugin-Updates, Asset-Optimierung, Malware-Entfernung, Betriebszeitüberwachung und vieles mehr.

Unser Sleep Better-Paket, das bereits ab 69 US-Dollar pro Monat erhältlich ist, bietet alle wichtigen Dienste, die Sie für die Pflege Ihrer Website benötigen.

Wenn Sie ein Upgrade Ihres Plans durchführen, können Sie sogar Entwicklerstunden auf Abruf erhalten, die Sie bei Bedarf nutzen können. Das bedeutet, dass Sie nur einen Anruf von der Lösung eines Problems entfernt sind.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer WPBeginner Wartungs- und Supportseite.

Eine weitere Alternative ist die Nutzung eines Managed WordPress Hosts, der die meisten Dienste übernehmen kann. Managed Hosting-Anbieter übernehmen alle Aufgaben der Server-Verwaltung, wie z. B. die Einrichtung des Servers, die Sicherheit und die Wartung.

Häufig gestellte Fragen

Unsere Leser fragen uns oft, wie sie virtuelle WordPress-Assistenten einstellen können. Hier sind die Antworten auf die häufigsten Fragen:

Wie viel kostet ein virtueller Assistent?

Die Preise für virtuelle Assistenten variieren, liegen aber im Allgemeinen zwischen 5 und 50 Dollar pro Stunde, wobei spezialisierte und in den USA ansässige VAs mehr kosten als verwaltungsorientierte und im Ausland tätige.

Während viele nach Stunden abrechnen, können einige ihre Gebühren als monatlichen Vorschuss von 500 bis 4.000 Dollar für eine bestimmte Anzahl von Stunden berechnen.

Wann sollten Sie einen virtuellen Assistenten einstellen?

Als Unternehmer ist es schwer zu erkennen, wann es an der Zeit ist, einen virtuellen Assistenten einzustellen. Aber hier sind ein paar Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, zu delegieren:

• Sie verbringen zu viel Zeit mit Aufgaben von geringem Wert. Am besten verbringen Sie Ihre Zeit damit, Ihrem Unternehmen auf eine Art und Weise Mehrwert zu verschaffen, wie nur Sie es können.
• Sie verlieren Kunden, weil Sie nicht auf Support-E-Mails reagieren können. Ein schlechtes Kundenerlebnis führt zu einem schlechten Ruf, der das Wachstum Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann.
• Sie kennen sich mit WordPress nicht aus. Ein VA mit technischen Kenntnissen kann WordPress-Fehler beheben und Backups durchführen und so dafür sorgen, dass Ihre Website sicher und aktuell bleibt.
• Sie haben Schwierigkeiten, die Inhalte Ihrer WordPress-Website zu verwalten. Ein virtueller WordPress-Assistent kann Ihnen dabei helfen, Blogbeiträge zu schreiben, Grafiken zu erstellen und Inhaltsaktualisierungen zu planen.

Outsourcing mag sich für Unternehmer, die gerne die Kontrolle haben, unnatürlich anfühlen. Aber ein Teil des Wachstums eines Unternehmens besteht darin, anderen zu vertrauen, damit Ihr Unternehmen auch ohne Ihre volle Aufmerksamkeit funktionieren kann.

Wenn Sie jedoch nur Hilfe bei der Wartung Ihrer WordPress-Website benötigen, sind WordPress-Wartungsdienste die zuverlässigere und kostengünstigere Lösung.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat zu erfahren, wie Sie virtuelle Assistenten für Ihre WordPress Website einstellen können. Als Nächstes möchten Sie vielleicht auch unseren Leitfaden lesen, wie Sie richtig nach WordPress-Support fragen und ihn auch bekommen, oder unsere Expertenauswahl der besten Buchhaltungsdienste für Ihr Online-Unternehmen.

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